Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Metsähallitus kerää Eräluvat-palveluita käyttävistä asiakkaistaan ja miten näitä tietoja käsitellään ja säilytetään.

Eräluvat-palveluilla tarkoitetaan

• Eräluvat.fi-sivustoa,
• Eräluvat-verkkokauppaa (verkkokauppa.eraluvat.fi) ja -sovellusta,
• Lupahakujärjestelmää (lupahaku.eraluvat.fi) sekä
• Eräluvat-asiakaspalvelua, joka voi tapahtua puhelimitse, myyntipisteessä tai palautelomakkeiden kautta, joiden käsittelyyn käytetään Freshdesk-palautejärjestelmää.

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 25.4.2022.

1. Rekisteri

Metsähallituksen Eräluvat-palvelujen asiakasrekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Metsähallitus (Y-tunnus: 0116726-7)
PL 94 (Ratatie 11)
01301 Vantaa
Eräluvat-puhelinpalvelu, puh. 020 69 2424
kirjaamo(a)metsa.fi

Metsähallituksen tietosuojavastaava
Janne Kiiskinen, janne.kiiskinen(a)metsa.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jari Haarala, digipalvelupäällikkö
puh. 0206 39 6239
jari.haarala(a)metsa.fi

3. Henkilötietojen kerääminen

Metsähallitus voi kerätä Eräluvat-palvelujen käyttäjistä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa käyttäjistä kerätään eri tilanteissa. Palvelun käyttäjän henkilötietoja voidaan kerätä, kun hän käyttää Eräluvat-palveluja tai asioi niissä, rekisteröityy verkkokaupan tai Lupahakujärjestelmän käyttäjäksi, osallistuu kilpailuihin, kampanjoihin tai tutkimuksiin tai asioi muuten kanssamme.

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Eräluvat-verkkokaupassa tai -sovelluksessa tai ostaessaan luvan asiakaspalvelun kautta

1. * Etunimi, sukunimi
2. * Sähköpostiosoite
3. * Asiointikieli
4. * Lähiosoite
5. * Postinumero ja -toimipaikka
6. * Puhelinnumero
7. * Syntymäaika
8. Metsästäjänumero
9. * Salasana tai muu yksilöivä tunnus
10. * Markkinointilupa
11. Tutkimusten ja kyselyiden yhteydessä annetut tiedot
12. Asiakaspalautteet
13. Muut asiakkaan suostumuksella annetut tai luovutetut tiedot, esim. ulkopuolisista lähteistä, kuten metsästäjärekisteristä, kerätyt tiedot

* pakollinen tieto

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Lupahakujärjestelmässä

1. * Etunimi, sukunimi
2. * Sähköpostiosoite
3. * Asiointikieli
4. * Lähiosoite
5. * Postinumero ja -toimipaikka
6. * Puhelinnumero
7. * Syntymäaika
8. * Metsästäjänumero
9. * Metsästysseura
10. * Metsästysmahdollisuuksia koskevat tiedot sekä hirvenmetsästyksen ampumakokeen suorituspäivä
11. * Salasana tai muu yksilöivä tunnus
12. * Markkinointilupa
13. Tutkimusten ja kyselyiden yhteydessä annetut tiedot
14. Asiakaspalautteet
15. Muut asiakkaan suostumuksella annetut tai luovutetut tiedot, esim. ulkopuolisista lähteistä, kuten metsästäjärekisteristä, kerätyt tiedot

* pakollinen tieto

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Eräluvat.fi-sivuston palautelomakkeiden kautta

1. Nimi
2. * Sähköposti
3. Puhelinnumero
4. * Viestin aihe

Lisäksi keräämme tietoa palvelun käyttämisestä kehittääksemme palvelua. Seuraamme esimerkiksi sitä, kuinka paljon käyttäjiä palvelussa on vuosittain tai tiettyjen käyttöpiikkien aikaan, millä laitteilla palvelua käytetään ja mitä sisältöjä käyttäjät selaavat. Käyttäjistä ei tässä yhteydessä kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Kerättyjä tietoja ei voi myöskään yhdistää toisiinsa. Tarkempaa tietoa kohdassa 9. Evästeet.

4. Henkilötietojen käyttö ja luovutukset

Henkilö- ja muita tietoja käsitellään ja luovutetaan vain lainmukaisiin käyttötarkoituksiin, joista säädetään tarkemmin

• tietosuojalaissa (1050/2018),
• viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999),
• metsästyslaissa (615/1993) ja
• kalastuslaissa (379/2015).

Henkilötietojen käyttö

Metsähallitus käyttää keräämiään tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. Eräluvat-palvelujen tarjoaminen ja asiakassuhteen hoitaminen
   Henkilötietoja voidaan käyttää käyttäjätilin luomiseen, käyttäjän tunnistamiseen, tuotteiden tilaamiseen tai ostamiseen, lupahakemuksen jättämiseen ja palvelujen toimivuuden varmistamiseen. Lisäksi Metsähallitus voi käyttää asiakkaan henkilötietoja vastatakseen hänen antamaansa palautteeseen tai kysymyksiin.
2. Palvelujen ylläpitäminen ja kehittäminen
   Henkilötietoja voidaan käyttää Eräluvat-palvelujen ylläpitämiseen, kehittämiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen.
3. Asiakasviestintä ja markkinointi
   Henkilötietoja voidaan käyttää asiakkaan suostumuksella Eräluvat-uutiskirjeiden välityksellä tapahtuvaan asiakasviestintään tai erilliseen Metsähallituksen tarjoamien palvelujen markkinointiin.
4. Tutkimus
   Henkilötietoja voidaan käyttää Metsähallituksen tekemään tai teettämään tutkimukseen.

Henkilötietojen luovutus

Metsähallitus ei lähtökohtaisesti missään tilanteessa luovuta Eräluvat-palvelujen asiakastietoja markkinointitarkoituksessa kolmansille osapuolille.

Joissakin tapauksissa Metsähallitus saattaa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta varten edellyttäen, että luovutusta varten on tehty Metsähallitukselle kirjallinen hakemus, josta käy ilmi mm. tutkimussuunnitelma, tietojen käsittely ja säilytys sekä lakiperuste tietojen luovuttamiselle.

Eräluvat-palvelujen tilaus- ja asiakastiedot siirretään Metsähallituksen omiin myynti- ja talousjärjestelmiin laskutusta ja talouden seurantaa varten. Lisäksi markkinointiluvan antaneiden asiakkaiden tietoja siirretään tarpeen mukaan markkinoinnin automaatiojärjestelmään ja uutiskirjeen lähetysjärjestelmään.

Metsähallitus luovuttaa tilaustietoja (luvan nimi, lupa-alue, lupa-aika, lupanumero, metsästäjänumero, maksutieto) säännönmukaisesti Suomen riistakeskukselle sen ylläpitämään Oma riista -palveluun. Tilaustietoja luovutetaan niistä asiakkaista, jotka ovat kirjautuneet Eräluvat-verkkokauppaan tai Lupahakujärjestelmään Oma riista -tunnuksilla tai ilmoittaneet metsästäjänumeronsa ja nimensä metsästäjärekisteriä vastaavalla tavalla lupatiedoissaan.

Metsästyksen turvallisuuden edistämiseksi, so. elintärkeiden etujen suojaamiseen perustuen Metsähallitus voi luovuttaa hirvenmetsästyksen alueluvan saajien yhteystiedot samalle alueelle alueluvan saanneille. Tämä koskee vain metsästyslain 8 §:n mukaista aluetta, jolle voidaan myöntää useita päällekkäisiä aluelupia.

Lisäksi henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

Uutiskirjeet ja markkinoinnin voi kieltää Eräluvat-verkkokaupassa ja Lupahakujärjestelmässä luvan ostamisen/hakemisen yhteydessä tai rekisteröityneenä asiakkaana milloin tahansa oman asiakastilin kautta.

Lisäksi kielto on mahdollista tehdä puhelimitse numerossa 020 69 2424 luvan ostamisen yhteydessä tai erikseen, sähköpostitse (eraluvat@metsa.fi) tai kirjallisesti rekisterinpitäjän osoitteeseen.

5. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Henkilötietojen suojaus

Metsähallituksen Eräluvat-palvelujen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja saavat lukea ja käyttää vain ne työntekijät, joiden toimenkuvan kannalta se on tarpeellista.

Asiakasjärjestelmiä pääsevät tarvittaessa huoltotarkoituksessa käyttämään ohjelmistojen huollosta ja toimivuudesta vastaavat tietojenkäsittelijät. Metsähallitus on sopimusvelvoittein huolehtinut siitä, että heillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin sekä velvollisuus käsitellä henkilötietoja lain edellyttämällä tavoin.

7. Henkilötietojen säilytys

Metsähallitus säilyttää Eräluvat-palveluihin tallennettuja henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

8. Asiakkaan oikeudet tietojensa tarkistamiseen

Asiakkaalla on lain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on kerätty. Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.

• Mikäli asiakas on rekisteröitynyt Eräluvat-verkkokaupan asiakkaaksi, hän voi helpoiten tarkistaa henkilötietonsa kirjautumalla asiakastililleen osoitteessa verkkokauppa.eraluvat.fi.
• Mikäli asiakas on rekisteröitynyt Lupahakujärjestelmän käyttäjäksi, hän voi helpoiten tarkistaa henkilötietonsa kirjautumalla asiakastililleen osoitteessa lupahaku.eraluvat.fi.
• Tarkastuspyynnön voi tehdä Metsähallitukselle myös erillisellä lomakkeella, jonka saa osoitteesta metsa.fi/tietosuoja.

9. Evästeet

Eräluvat-palveluissa käytetään evästeitä ja muita tekniikoita, joista osa liittyy palvelujen toiminnallisuuksiin ja osa käytön mittaamiseen ja tilastointiin. Evästeiden ja muiden tekniikoiden tarkoituksena on mahdollistaa palvelujen käyttäminen ja auttaa Metsähallitusta kehittämään palveluja niin, että ne palvelisivat asiakkaita paremmin.

Selaimen asetuksista käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden vastaanoton tai poistaa selaimeensa tallentuneet evästeet. Tämä voi kuitenkin aiheuttaa puutteita sivuston toiminnassa.

Toiminnallisia evästeitä ovat sellaiset evästeet, joiden avulla mahdollistetaan esimerkiksi kirjautuminen palveluun ja ostosten tekeminen.

Käytön mittaaminen ja seuranta perustuu Google Analytics -raportointiin.

Eräluvat.fi-sivuston ja -verkkokaupan evästekäytännöistä voit lukea sivulta https://www.eraluvat.fi/sivusto/kayttoehdot-ja-tietosuojaseloste/evastekaytannot.

Lupahakujärjestelmän evästeistä kerrotaan tarkemmin osoitteessa https://lupahaku.eraluvat.fi/login.

10. Yhteystiedot

Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta, henkilötietojen käytöstä sekä evästeistä voi osoittaa sähköpostiosoitteeseen eraluvat(a)metsa.fi.

Rekisterinpitäjä

Metsähallitus (Y-tunnus: 0116726-7)

PL 94 (Ratatie 11)

01301 Vantaa

Eräluvat-puhelinpalvelu, puh. 020 69 2424

kirjaamo(a)metsa.fi

Metsähallituksen tietosuojavastaava

Janne Kiiskinen, janne.kiiskinen(a)metsa.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jari Haarala, digipalvelupäällikkö

puh. 0206 39 6239

jari.haarala(a)metsa.fi

Huomaathan, että jos otat meihin yhteyttä saadaksesi apua, voimme turvallisuussyistä joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä.

Metsähallituksen Eräpalvelujen yhteystiedot: Eräluvat-palvelunumero 020 69 2424 (arkisin klo 9-15), eraluvat(a)metsa.fi.